東刈谷地区 自治会規約

東刈谷地区 自治会規約

第1章 総 則
【名称及び事務所】
第1条 本会は、東刈谷地区自治会(以下「本会」という。)と称し、事務所を東刈谷市民館に置く。

【目 的】
第2条 本会は、 地区住民相互扶助 の精神に基づき、地区内の調和ある発展と繁栄を目指し,又住民の健康と福祉の増進を図り、安全で安心して暮らせる住みよい地域づくりを目的とする。

【組 織】
第3条 1.東刈谷小学校区｢北部(板倉･吹戸)」、｢南部(東刈谷･末広･沖野)」で構成する。
2.組編成は、市の目安が100世帯であることから、300世帯超え組は検討して分割を申し出る。

【会 員】
第4条 会員は、第3条に定める地区に在住する住民で、自治会費を納めた世帯を自治会員とする。

【事 業】
第5条 本会は、第2条の目的を達成するため、次の事業を行う。
(1)住民の親睦・健康・福祉の向上に関する事業
(2)防災・防犯・交通安全に関する事業
(3)清掃・美化等の環境整備に関する事業
(4)住民相互の連絡・広報に関する事業
(5)行政との連携に関する事業
(6)東刈谷市民館の維持・運営・管理に関する事業
(7)東刈谷公民館活動の参加・協力・連携に関する事業
(8)野田地区との連携に関する事業

第2章 役 員 および地区委員（組長）（以下委員という）
【役員と委員の職務】
第6条 本会に次の役員を置き、主に次の職務を行う。
(1)会 長 1 名 地区および本会を代表し、会務を総括する。
(2)主 事 1名 本会行事の企画・運営及び地区内連絡・広報・要望書の事業管理を行う。
(3)会 計 1名 本会の会計業務、行事の企画・運営及び北部/南部の事業業務を総括する。
(4)組 長 各組1名 組の代表者で、組業務を総括すると共に、自治会・公民館活動にも協力する。
(5)顧 問 1 名 自治会の相談役として、会議にも出席し助言する。

【役員・委員の選出】
第7条 第6条の役員・委員の選出は、次のとおりとする。
(1)会 長 次期組長以外者で、前年度役員会が推薦し、前年度地区委員会で承認を得て選任する。
(※｢北部」｢南部」のどちらかの地区に偏らないよう、バランスを考慮して選出する。)
(2)副会長   前年度の地区委員（組長）および役員会が推薦し、前年度地区委員会で承認を得て選任する。
(3)議 長  新年度役員会《自治会3役(会長・副会長)+公民館3役(館長・主事・会計)》で選出する。
(4)組 長  各組単位で、自治会・公民館活動に理解と協力できる方を選出する。
(5)顧 問  東刈谷公民館長に委嘱する

【役員・委員任期】
第8条 役員・委員の任期は、次のとおりとする。
(1)会 長 1期2年 とし、後任者が決まらない時に限り、再任されるが最高2期までとする。
但し、地区運営上支障を及ぼす場合に地区委員会の承認の上、さらに１年延長できる。
（支障を及ぼす場合とは緊急時災害など。）
(2)他役員 原則1年、組規約で任期が複数年あり、役員会の推薦がある場合は、再任を妨げない。
※補充で選任の場合は前任者の残任期間とする。
(3)組 長 任期は1～2年をめどとし、出来るだけ多くの方に経験して頂くのが好ましい。

【役員・委員の解任】
第9条 役員・委員が規約等に違反した時、又は本会の名誉を傷つける行為をした時、正当な理由無しで会議や行事に不参加が半期で過半数超えの場合は、地区委員会の議決により解任する事ができる。

【地区委員会議の構成】
第10条 地区委員会議は、自治会最高決定機関で、自治会長・公民館長、及び組長全員で構成する。

【地区委員会議の開催】
第11条 自治会長が招集し、2/3以上の出席がある場合成立する。(委任状提出は出席とみなす)
①定例会・・・原則は月1回:第2土曜日19時～21時、
②臨　時・・・・会長が必要と認めた時:19時～21時、
③特　例・・・・組長の1/2以上から請求があった時:19時～21時、

【地区委員会議の審議事項】
第12条 地区委員会議は、次の事項を審議し、議決する。
(1)事業計画及び実施結果の反省・事業報告に関する事項
(2)予算及び、決算に関する事項
(3)役員の選任及び、解任に関する事項
(4)規約の制定及び、廃止に関する事項
(5)組世帯数の変動に伴う分割/新設/廃止等の、地区運営に関する事項
(6)所有財産や預貯金残高等の管理/処分、その他の必要事項

【地区委員会議の議決】
第13条 出席者の過半数で議決とするが、可否が同数の場合は議長の決するところによる。

第3章 役員会
【役員会の構成】
第14条 役員会は、自治会3役(会長･副会長)+公民館3役(館長･主事･会計)の6名で構成する。

【役員会の開催】
第15条 自治会長が招集し、2/3以上の出席がある場合成立する。(委任状提出は出席とみなす)
(1)定例会・・・原則は月1回:第2火曜日19時～21時　　(地区委員会の議題を事前に検討)
(2)臨時会・・・会長が必要と認めた時:19時～21時

【役員会の審議事項】
第16条 会長が議長となり、次の事項を審議し議決する。
(1)地区委員会議に付議すべき事項
(2)地区委員会議にて議決された事項の執行に関する事項
(3)地区の運営に関する事項
(4)刈谷市行政主催会議内容の報告、その他の必要事項

第4章 会 計
【経 費】
第17条 本会の経費は、次の収入をもってあてる。
(1)地区住民からの自治会費《金額は事業や預貯金額に基づき、次年度の予算作成時に見直す。》
(2)刈谷市からの委託料・交付金・及び、これに準ずる補助金
(3)資源ゴミ回収(※ピアゴ南駐車場にあり東刈谷地区及び野田地区合同行事費用に活用する。)
(4)その他(寄付金・祝儀・貯金利子)

【役員手当】
第18条 会議・行事や自宅での書類作成業務・電話代・事務用品費・光熱費・交通費(ガソリン)等を考慮し別表-1に示す手当を支給する。

【会計年度】
第19条 前年度 3月1日～翌年2月末日を実務期間とする。
〈翌年3月は決算報告/監査/通帳管理者等の引継ぎ期間〉

【会計監査】
第20条 会計監査は、金額が大きく又頻度が多いので、旧自治会が平成25年度から委託している税理士に1回/2ヶ月の頻度で委託し、早い段階での監査を行い問題があれば結果を役員会に報告する。
役員会で審議の上、内容に応じて地区委員会に報告する。 (※従来の監事は廃止する。)

【帳票類の保存期間】
第21条 (1)一般 ・紙保存の会議や行事関係準備資料等の帳票類は役員の判断で最長3年間までとする。
(2)特別 ・紙保存の予算/決算等や重要な会議議事録等は、役員の判断で最長5年間までとする。
(3)その他 ・DVD/USB等での保存は、管理方法を明確にした上で永久とする。

第5章 雑 則
【慶 弔】
第22条 会員世帯の慶弔は、次の基準に基づく
(1)地区委員会出席者ご本人(自治会長・公民館長・組長)の場合
・自治会香典3万円、通夜&告別式に役員全員参列(香典五千円は実費)
(2)地区委員会出席者と、同居の親族の場合
・自治会香典1万円、通夜&告別式に役員全員参列(香典五千円は実費)
(3)自治会員世帯で、享年80歳以上の場合
・自治会香典五千円、通夜又は告別式に自治会3役から代表が参列
・組規約に基づき、該当する組でも対応する。
※家族葬ご希望の場合は、ご遺族の意思を尊重し、通夜&告別式には参列しない。
(4)自治会員世帯ご家族で、享年80歳未満の場合
・組規約に基づき、該当する組で対応して頂く。(自治会としては参列しない)
※組規約のない組参考:組から香典5千円、通夜か告別式に組長か代理が参列する。

【会費の徴収】
第23条 自治会費徴収は、政教分離の基本から他団体の協力費や募金等の依頼の取扱いを明確にする。
(1)自治会は思想、信条や宗教等を異にする住民の集合体であり、組単位で一括徴収する場合 内訳・金額を明記した上で、住民が選択できるように依頼する。
例)

内訳	金額	支払い
自治会費		○
赤い羽根共同募金		○
神社祭礼費

※自治会には、集金や回覧物配布等を依頼してくる団体やグループがあります。 会員皆様の為にも自治会が集金マシーンにならないような配慮が必要です。

【事務所管理】
第24条 自治会運営や住民及び行政からの要望や情報の処理、市民館利用者の利便性や日々の開閉館時の鍵の開け閉め等の業務を委託するためにH25年度から採用しているパート事務員制度を継続する。(休日は現行通り、役員6名が輪番制で対応) 【盆・正月休み以外 毎日事務所開設】
第25条 事務所内の個人情報や、会議資料等の流出防止のために、H25年度から委託している警備会社との契約を継続する。

【連絡・広報】
第26条 自治会・公民館規約・行事や市民館運営に必要な情報や活動内容及び結果を広く伝える目的で、H27年度から『東刈谷地区自治会ホームページ』を開設する。

【市民館清掃】
第27条 市民館の4S(整理・整頓・清潔・清掃)に、現在の外部委託を継続する。
・1/W(毎週月曜日:1～2時間/回)
・年間8万円(月6千円×12ヶ月+夏季/冬季手当各4千円)…H26年度変更実施
【*予算は市民館の一般有料使用者が支払う利用料金から拠出するので自治会予算の対象外】

【附 則】 (1)この規約は旧野田地区分割に伴い平成27年3月1日から施行する。
※旧野田地区自治会規約を同時期に廃止する。
（2）第7条の一部改訂（2項）に伴い平成29年3月13日から施行する。
(3)第1章、2章、5章の一部改定に伴い平成31年3月1日から施工する。

（4）第７条の役員名改訂（副会長２名→主事1名、会計1名）令和4年４月1日から施行する。

【沿　革】

年月	改訂内容	備考	改訂者
2015.1.25	東刈谷自治会発足に伴い旧規約の見直し	東刈谷自治会準備委員会で承認	山下 圀光
2017.3.13	現状に合わせ見直し	東刈谷役員会で承認
2019.3.1	〃	〃